读书笔记:什么是“常规交易”“非常规交易”和“会计估计”

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“常规交易”对应的是可以机械处理的会计事项,这些会计处理由基层工作人员就可完成。如果设计好了记账规则,这些基层工作人员在不懂什么是“借”“贷”的情况下,就可以将明细账目处理好,只需要最后由一个总账会计或会计经理来做试算平衡表和做报表就可以。甚至,在ERP系统里,这个借贷分录会由于系统里的某些业务动作而自动触发。例如,在一个制造企业里,对于货物销售及应收账款的记录,就是一项常规交易。

“非常规交易”仍是企业实际发生的交易,但它发生的次数不多,或者/而且性质特殊,最好由资深人员来直接进行“借”“贷”的会计处理。例如,在一个业务稳定的企业里,固定资产的采购可能不是经常发生的,因此,固定资产采购就是一项非常规交易。

除上述两类外,还有一类是“会计估计”(accounting estimate)。这是一个会计事项,而不是企业的实际业务交易。这指的就是提取坏账准备、资产减值准备、或有负债等。在企业里,这是一定要由会计经理及其以上级别来直接处理的。

在英国和美国的簿记体系(bookkeeping system)里,“常规交易”是在明细账里记录的,记账人员往往只受过职业中专类型的培训,不懂“借”“贷”,但很守规矩。他们的职业中专教育里也给他们强调按规矩办事。在这个层次的记账,是没有国内所谓的记账凭证的,直接按原始凭证记入明细账,工作人员不涉及任何“借”“贷”。每个期末,将明细账的数字汇总记入总账。

例如,一个负责记存货明细账的职员小牛所收到的工作指示就是见到仓库保管员开来的入库单就增加存货明细账中的存货数量,见到开来的出库单就减少存货明细账中的存货数量。而另一个记应付账款的职员小杨,则见到仓库保管员开来的入库单就与采购部联系,搞清楚这是哪家供应商及多少钱之后,就增加应付账款明细账中的应付这个供应商的货款;当见到出纳传来的银行付款单时,就减少应付账款明细账中相应的供应商的货款。到了期末,小牛会将这一期存货明细账增加了多少,又减少了多少,做一个加总,然后将这个加总数登记到存货总账上。由于存货明细账和存货总账都有上期期末的余额,加上当期的增加金额,减掉当期的减少金额,存货总账上也就有了当期期末的余额。

所以,可以看到,所有的“常规交易”的借贷分录都是最常见的。比如,借:存货,贷:应付账款;借:应收账款,贷:销售收入。而且每一个这种交易的支撑文件都是最普通的,如入库单、出库单、银行水单等。如果都是常规交易的话,是不可能出现奇怪的借贷分录的,比如像“借:在建工程,贷:应收账款”这样的分录是不可能出现的。

这些“常规交易”是最符合我前面说过的“一一映射”的内控的思想的(详见3.1.2在外部审计师的眼里,内控系统是摄像机 和3.1.6内控测试工作最重要的是逻辑要完备——要做到两个凡是 )。只要设计得完善一些,这些“常规交易”完全可以由机器人来完成。事实上,如上所述,在ERP系统完备的企业,这些借贷分录是由系统自动生成的。