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秋叶 武汉工程大学副教授 百万粉丝大V、百万畅销书作者 秋叶商学院创始人、中欧私享会导师 秋叶PPT创始人、网易云课堂十佳讲师

《秋叶特训营 时间管理7堂课》以7 堂课的形式,系统地介绍了高效管理时间的方法,这些方法被分为目标管理、情绪管理、精力管理、日程管理、效率管理、碎片管理和外包管理。《秋叶特训营 时间管理7堂课》所讲述的内容可操作性强,从如何宏观统筹时间完成大目标,到如何借助工具解放自己的双手,都用实例展示了大量操作细节,能切实引导读者通过管理时间打造自身的职场核心竞争力,在人才竞争的环境中脱颖而出。

《秋叶特训营 时间管理7堂课》适合职场人士、高校学生或创业者等希望提升软实力,培养自身核心竞争力的人阅读。读者可根据自身的情况与特点,选择适合自己的模式与方法,达到高效管理时间,游刃有余地平衡工作与生活的目的。

试读

不同的人生阶段,要有不同的九宫格

猜一下,下面两个“九宫格”,哪个更符合高三学生的生活状态。

相信你会选择第二个图,读过高中的朋友都会无数次听过这句话:“你只要好好学习,其他的什么都不用管,等考上好大学,你就解放了。”

两个“九宫格”

在高三这个阶段,学习是高于一切的,只要能好好学习就好,其他的事情要么不管,要么放弃。所以用“九宫格”来看,那时候的我们其实只有两个格,而且两个格子的比例也严重不对等,学习占据了大部分时间,然后留下最低限度的休息时间。在高三这个阶段,人生面临一个巨大的挑战——考上好大学。任何其他目标都得为这个目标让步,相应的这个目标会侵占一切其他格子的时间,这并不是一个健康的状态,但这就是我们的现实。

等考上大学,我们的确解放了,这个解放并不意味着生活变简单了,而是“九宫格”一下子会多好几个格子。

上大学后的人生“九宫格”

再往前看一下,如果一个孩子刚刚出生,他就只有吃、喝、拉、撒、睡,不用考虑任何其他的事情,慢慢长大了,他需要平衡的格子也慢慢多起来了。

再往后看一下,等开始上班了,人生“九宫格”差不多就开始成形了,需要全面考虑9个格子了。

如果想成为企业家,或者其他领域的领军人物,九宫格不见得够用,也许得把它扩展成十六宫格。或者在每一个格子里还得细化出更多的小格子,要么自己管理,要么安排其他人去做好管理。

“九宫格”是慢慢成长起来的——理解这句话很重要。

│1│我们没有必要一开始就追求完整的九宫格,大家都是从单格起步长大的。

人生在不同阶段需要有不同的时间分配方案。好的时间分配方案应该能指导人在每个阶段做最应该做的事情,而不是做最多的事情,或者最快地做事情。

所以小时候多关注健康,读书时多关注学习,刚上班时多关注财务,成家后多关注家庭,格子慢慢增加,慢慢平衡,绝大部分人都是这样过来的。

人想要实现的目标越多,对时间管理能力的要求就越高。

│2│不同人生阶段九宫格的侧重点是不一样的。

从发展心理学的角度去看一个人成长的过程,人在3岁~12岁最适合发展自己的兴趣和好奇心,12岁~16岁最适合发展人的情感交往能力,16岁~22岁其实是一个人的最佳学习年龄段,如果在这7年投入足够多时间去发展自己的学习能力,搭建自己的知识框架,锻炼自己的社交能力、动手能力,会获得一辈子的收益。

遗憾的是很多人在成长过程都过早把时间分配在知识学习上,这也客观上透支了个人对学习的欲望和兴趣,导致在大学阶段,人会花费更多时间去谈恋爱,培养社交能力,发展自己的兴趣。其实从时间分配上讲,这不是一个效率最高的九宫格模式。

即便知道这一点,很多人也很难改变,但是可以主动意识到在今后的时间分配方案里,需要更合理地规划人生阶段的大目标,用这个大目标去评估自己的人生九宫格到底有几个格,应该如何去平衡。

│3│成长意味着承担更多领域的事务,需要不断提高时间管理能力。

读书的时候,为什么很少提出时间管理的问题?因为大家只需面对学习这项单一任务,按课表去做就好。

等到了大学,有的人没有给自己设定大目标,最后发现大量空余时间因为没有安排而被荒废;有的人贪心,给自己找了太多事(学习、社交或爱好),结果每件事都做不好还耽误了正事。这两种人都容易焦虑。

到上班后,不得不考虑自己养活自己,学会理财和提高工作能力这两件事必须提上日程,但是学习也不能丢,很多人工作后才真正倒逼自己去学习。事情变多了,而人习惯的还是相对简单的生活模式,所以需要一段时间去适应。

等到了中年,身体机能下降,需要更长的休息时间才能保证工作质量。家庭的事务也开始增加,小孩要养,老人要管,不得不分出大量精力。大部分人从事的工作,并非那么有创造性,一个年轻人也许很快就能上手,甚至比一个中年人做得更快更好,而中年人的薪酬人力成本也许更高,一旦企业遇到经营压力,普通岗位的中年人往往是最容易被牺牲的人。这就是为什么人会有中年危机。

到了晚年,退休了,工作压力释放了,人有了更多时间陪伴家庭,发展兴趣,只要身体好,又有养老保障,反而有的老人越活越精彩。

│4│不同能力的人,最终的人生九宫格的丰富程度不一样。

每个人能力不同,天赋不同,机遇不同,最终的人生丰富程度也不一样。

如果我们是李嘉诚这样的成功人士,人生的九宫格就会特别丰富,但如果是一个普通职员,人生九宫格也许就普普通通。

无论别人过得如何,我们认为,只要努力度过了这一生,都是可以接受的,不需要盲目攀比。

但我们依然提倡向优秀的人学习,就是要分析他的人生成长的轨迹,这样才能更理性评估自己能否达到别人的高度,或者自己可以结合自己的特征,分析如何去成长。

分析一个你身边熟悉和敬佩的人,想想看,能画出他在不同阶段的人生九宫格模型吗?他的人生九宫格模型对你的启发是什么?

1.4 要勇于主动打破人生的平衡

刚刚了解到人生九宫格的朋友,往往认为别人的人生九宫格是理想的,对自己的总是觉得很纠结,不平衡。

其实这个认知是错误的,人生九宫格不平衡是常态,平衡是稀缺态。我们之所以这么努力奋斗,就是因为希望经过努力可以享受一段时间的平衡态,然后平衡很快会被打破,我们再开始努力适应下一阶段的不平衡态。

想想看,从高中到大学,从大学到职场,从职场到成家,从成家到当父母,从养育子女到兼顾老人,人生是不是刚刚到达一个比较舒服的临界状态,就不得不调整切换到一个自己不太适应,但必须要适应的新状态?

认识到这一点,反而有助于我们更加心平气和地规划时间,使其更符合我们的人生“大节拍”,而时间管理的高手,往往是勇于主动打破人生平衡的人。

作为一名创业者,我在一周内会牺牲几乎所有和工作无关的事情,即便是春节放假,我的大部分时间也分配在达成工作目标上。我牺牲了九宫格里面的好几个格子,几乎没有为生活和休闲娱乐安排合理的时间,我的九宫格是严重不平衡的。

大部分人会认为九宫格这样不平衡是不合适的,因为一直以来人们接受的理念是工作和家庭要平衡,生活和事业要平衡。

但时间管理的高手会主动选择:为了目标主动牺牲一段时间内的平衡。

要达成一项目标,我们很难既要压缩工作量,又要保证工作质量。但是可以压缩达成目标的工作时间,这是通过增加同样工作时间里的工作强度做到的。

比如高中时学生会选择多上一节课自己做题,上班后职员会选择加班提升业务能力,有了小孩后妈妈会选择牺牲自己的休息时间去母乳喂养。这些都是很常见的行为模式,本质上都是为了大目标,主动牺牲了自己的休息时间。

比如在大学毕业步入社会后,如何适应工作压力就成为当下最大的挑战。明智的人会把自己能支配的绝大部分时间投入到工作中,一旦适应了工作,业绩脱颖而出,反而可以游刃有余地提升自己的健康、学习、生活和休息的时间比重。

步入社会后的时间投入

因为如果能更快地脱颖而出,就会获得更多的发展机会,换到更大的发展空间,站到更大的发展舞台上,从而为自己的加速发展奠定基础。这就好比通过努力,抢先一步站到最好的赛道上起跑,拿到冠军的概率就会增加。

同等条件下,想要在同龄人中脱颖而出,当然是更愿意付出的人赢面更大。这就是为什么有时间紧迫感的人会主动打破生活的平衡,去提前挑战下一阶段的目标。

如果一个人适应了职场,就要考虑是否去争取晋升中层。如果准备做中层领导,就会发现一个中层领导的九宫格更复杂,需要花费更多时间在工作中,工作中需要的管理能力也不再是管好自己的能力,而是管好团队。

这时要主动学习项目管理、团队管理、沟通和领导力这些知识,争取胜任下一阶段的工作。如果一个人肯提前花时间去培养这些能力,到了时机就能把握住机会,更快适应节奏,在中层干部岗位上游刃有余,保持相对较好的人生平衡态。但人生总会面临行业变化,企业变化,还有人员调整上的竞争变化,这种平衡很容易被外部变量破坏,因而需要时时维护。

中层领导的时间投入

如果一个人要持续成长,将来变成创业者,就会发现创业者的事业板块加入了更多的内容,会有更多东西加入人生九宫格。它将变得越来越复杂,平衡又被打破。

创业者的时间投入

如果要成为时间管理的高手,就得是一个勇敢的人,不害怕自己的生活充满变化,敢于不断挑战大目标。而大目标意味着,必须打破当下的平衡态。

人生是一个从不平衡到平衡,再到不平衡的过程,只不过不平衡的时间较长,平衡时间较短。打破平衡态,进入不平衡的模式才是时间管理高手的常态。我们可以通过增强主动性,缩短不平衡态的总时间,这等于延长了平衡态的时间,提升了幸福感。

主动打破平衡

如果努力工作,是想让自己可以获得更多陪伴家人的时间,那么真正要调整的是这个时间阶段里自己的行为模式——从一个工作狂模式切换到陪伴家人的模式,这才是问题所在。很多时候人们养成了工作惯性,以至于一想到要停下来,就会失去安全感。

真正的时间管理高手知道人生大部分时间是不平衡的,但值得全力以赴去努力。拼命努力是希望生活和工作能恢复到平衡态,这其实也是生活给予奋斗者最美丽的奖赏。多说一句,好的社会制度,也应该让更多的人和自然都尽量进入一个平衡态。

为什么很多人到了某个阶段又会遇到新的时间管理问题?其根本原因是他们没有做好打破过去生活平衡的准备。人都想让平衡态一直保持下去,活得开心就好,很少有人会选择勇敢地突破舒适区,去迎接更大的挑战。

以前时代发展很慢,外部的环境变化很稳定,每个人的稳定期可以很长,但今天这个世界发展变化太快,我们不能指望一种生活模式能保持很长时间的平衡,这很困难。特别是选择在大城市生活的人,一定要意识到,每隔5年,科技都会让我们周边的生存环境大不相同。想一想这10年来,智能手机淘汰了多少工作岗位,就能明白——不是我们要改变,是这个世界变化快。

今天,我们要接受这个世界变化越来越快的事实,接纳生活是一个“不平衡—平衡—不平衡”动态调整的循环。当你完全接纳这种从不平衡到平衡,再到打破平衡,甚至是选择主动去打破平衡的动态循环时,就会发现自己成了一个能勇敢地规划人生的人。

如果害怕对自己的人生做出选择,学习再多的时间管理技巧也没有用,这就如同我们不能指望用一台修修补补的拖拉机去F1方程式赛道上跑赢法拉利赛车一样。

记住:真正的时间管理高手,不是追求平衡,而是擅长取舍。博恩·崔西在其著作《吃掉那只青蛙》中也说,“我们面临着太多的选择,而选择的能力是我们一生成就如何的决定性因素”。

此外,即使有了大目标,也一定会遇到各种各样非做不可的事情,把所预定的目标冲击得七零八落,最终目标没有守住。为了避免出现这种情况,需要给自己划一条必须守住的底线。

第一,制订出实现这个目标的最小时间分配方案。

第二,用这个最小时间分配方案去划底线任务。

第三,要做备用计划,即万一既定的目标顶不住了,还可以接受的时间调整预案是什么。

有了预案,一旦大目标分配的时间不足了,一周7×24小时,算算自己哪里还有多余的时间可调。如果没有时间可用,不好意思,请选择牺牲某一块的时间。

一旦做好了牺牲的决心,其实很多时间分配上的纠结就不存在了,大部分人不是工作效率低到不可接受,而是内心太纠结,什么都想要,反而花费了大量时间在取舍。

有什么好取舍的呢?——接纳你的人生不平衡,放弃可以放弃的,为了你的大目标,勇敢地战斗吧!

取舍是一种能力,前提是你要经常做价值判断的训练。